【事務RPA】 採用フローを1次面接まで半自動化

 





こんにちは、採用担当の倉星です。
応募～1次面接、最終面接調整までいろいろ採用の事務作業を1人でしています。


時間は伸びたり縮んだりはしません。
8時間は8時間なので、たくさんの応募者への対応を一人でどうこなしていくかが僕の課題でした。

以前はメールで応募者の方へ履歴書・職務経歴書をはじめ提出していただく資料の依頼をしていました。
これが数人程度なら何ら問題ではありませんが、数十人になるとミスが起こる危険性が高まります。
IT企業の社員として、この問題を自動化で解決するためにシステムを作り上げました。


今回

  • eeasy（日程調整のサービス)
  • Google Form、Googleカレンダー、スプレッドシート
  • Zapier(業務効率ノーコードツール)

    をそれぞれ駆使して応募いただいてから1次面接までを半自動化させています。
    まずは全体を図解にしましたのでご覧ください。

    自動化の全体像と採用面接フロー



    これが半自動化の中身です。
    弊社の採用選考フローについてはこちら。






























    順番に解説していきます。

    応募いただいた方の書類通過者へ、それぞれの媒体メッセージ・メールを送信します。

    「1.面接日の日程調整
    https://＊＊＊＊＊＊（eeasyのURL）


    ・18:00以降・土日祝日をご希望の方は↓
    https://＊＊＊＊＊＊(土日祝用のGoogleフォーム)

    ・対面での面接をご希望の方は↓
    https://＊＊＊＊＊＊(eeasyのURL)」

    2.エントリーシートへの記入、履歴書・職務経歴書の提出は↓
    https://forms.gle/＊＊＊＊＊＊（エントリーシート記入URL）

    3.会社説明は↓
    https://www.youtube.com/＊＊＊＊＊（会社説明記入URL）」


    eeasy（日程調整サービス)


    ・僕のGoogleカレンダーと連動していて、10:00-18:00で空いているスケジュールを選んでもらえる
    ・Zoomは自動でURL発行
    ・eeasyからメールにて通知がくる

    Google Formについては
    ・それぞれに登録されたタイミングでメールで通知が来る

    イレギュラーの方に関しては第3希望までの日程をもらったうえで確認し、
    eeasyで日程確定してもらうイメージです。　


    まずeeasyについてです。
    URLをクリックしてもらうと中はこんな感じです。
    僕のGoogleカレンダーと連動していて、応募者に選んでもらえます。


    応募者の方へはこんな感じで受付メールが来ます。

    僕のGoogleスケジュールを確認してみましょう。


    ちゃんと予定がはいっています。
    メール画面を確認します。


    メールも来ていますね。
    ただ、これが膨大な応募者にスケジュールを決めてもらうと、どれが新しく入った予定かわからなくなります。

    そこで業務効率ノーコードツールZapier(ザピアー）を利用しました。

    Zapier(業務効率向けノーコードツール)


    Zapierはサイトも説明も英語だけなので、結構難しいです…。
    Notionみたいに日本語化してほしいです。

    Zapierでおこなったのは、Googleカレンダーに新規予定がはいったら、SpreadSheet『追加カレンダー』に記入という命令です。

    Zapierの画面はこんな感じ。


    Zapierが僕のGoogleカレンダーを監視していて、新しいスケジュールが登録されたらSpreadSheetに自動で書き込んでいくシステムです。

    実際にSpreadSheetを確認してみましょう。
    一番下の行に追加された日時、タイトル、開始日時、終了日時が記載されています。

    Zaiperを使うと
    ・1ヶ月分の予定をスプレッドシート化
    ・SpreadSheetからGoogleカレンダーへ記入
    など他にもいろいろなルーティンを自動化できて便利です。


    ただSpreadSheetからGoogleカレンダーへの登録ができるとは書いているものの、エラーが何回もでて、うまくいかず。
    「これはZaiper使わずにApps Scriptのほうが楽」と結論に至りました。


    Apps Script(SpreadSheetのマクロ)




    SpreadSheetで『Googleカレンダーへ出力』というファイルを作成し、
    ここにApps Scriptのコードを書いて・・・（Google検索してソースコードそのまま貼り付けました）



    マクロを動かすとGoogleカレンダーへ登録されます。
    10行分で2秒くらいです。


    半自動化の解説は以上です。

    これでほとんどの応募～1次面接までの採用選考フローは土日祝のみ面接希望の方を除いて、最初のメッセージを送るだけになりました。

    効率化すれば良いというものではありませんが、これで余ったリソースを応募者の方の履歴書・職務経歴書を読み込む時間に使えたらと思っています。

    採用担当している方はプログラミング知識がなくてもできます。
    不明な点あればメッセージいただければアドバイスいたします。

    以上、事務作業RPA1 採用フローを1次面接まで半自動化させたので、それについての報告でした。
    最後まで読んでいただきありがとうございました。






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