事務作業・情報整理でノーコードツールNOTIONは最強です。

 

こんにちは、採用担当をしている倉星（仮名）です。

新しく入社した方や、事務作業をしている人に是非知ってもらいたいノーコードツールがあるので紹介します。

NOTIONがすごい

僕は営業兼採用を担当していますので、事務作業も大切な仕事の一つです。
前回書いた記事
【事務RPA】 採用フローを1次面接まで半自動化
で採用関連のフローを自動化もしているので技術的な記事を検索することもあります。

それらの色んなexcelファイルやwebページ、カレンダー、文書、memo、Todoリストなどが自分のPC、Google Drive、One Driveの中で散らばっている状態でした。

「一つのページですべてをまとめたい…」

そういう物を探していて見つけたのがNOTIONです。

NOTIONは、さまざまな情報を一元管理できるオンライン情報共有アプリです。

・ドキュメント
・Todoリスト
・カレンダー
・データベース

などなど基本的な機能は全部揃っています。

画面はこんな感じです。
左側のタブでそれぞれ階層をつくっていけます。
画像なども埋め込めます。
PCブラウザ、スマホからもアクセスできるので便利。

とりあえず、これ開けば全部ある状態を作り出せました。

実用例①　毎日の作業管理

まず僕が日々の作業を管理するために使っている画面をお見せします。

これが毎日常時開いている画面です。
①

Boardで日々のTodoを管理しています。
完了したら一番右のcompleteにドラッグします。

②

BoardのTodo情報をデータベース形式で表示しています。
細かな情報（締切やプロセス、進行状況など）確認する必要がある場合に、
こちらに記入して見逃さないようにしています。

③

各種リンクをここに全て集めています。
・ZoomのURL

・Googleフォームへのリンク一覧ページ

・Desknet's

・eassy(日程調整サービス)

・Spreadsheet

下の方に今日中や、今週中に絶対必要な作業があればここにチェックリストで設置します。

④

Googleカレンダーを表示させています。

⑤

だいたい集中力が切れる25分カウンターを設置してます。
あまり使えてません…。

この画面から必要な作業をします。
作業発生時に必ずこのNOTIONページに記載、というルール決めをしてから、
基本的な作業忘れが無くなりました。

実用例②　情報整理

以前はEvernoteで情報を集めてまとめていましたが、

今はNOTION内でまとめています。

②-1 ワークフローを整理

たとえば事務作業でのワークフローをそれぞれにtoggleで格納しておきます。

toggleをクリックするとそれぞれの画像が開くので、

見た目もスマートで必要な画像だけを表示できるので便利です。

②-2 参考webページをデータベースで整理

あとは技術的なことでわからなかったこと、今後使いたいと思って広く検索したページを一旦NOTION内のデータベースに格納して、いつでもすぐに引き出せるようにしています。
後々集中して知識を深める時間がある時にこのデータベースからページを引き出し、精査して、一つの知識を固めていきます。

②-3 その他いろいろな情報をすべて整理

他にも日々記録することなどはNOTION内にまとめています。
・商談のメモ
・顧客のメモ
・趣味で勉強しているTOEICのメモ(775点から900点超え目指してます)
・TED（カンファレンスのほう)の気づきメモ

などを整理しています。

またページを共有もできるので研修資料などをNOTIONでまとめあげて、
そのまま対象者へURLリンクで送ることが可能です。

毎日のするべきこと、動画のURL、資料が格納されています。

以上、NOTIONに出会って作業の効率が格段にあがったので紹介しました。
情報整理に関してはデータベースにせず、
ページ内にページをつくっていって、マインドマップやピラミッド型に情報を整理もおすすめです。

以上、最後まで読んでいただいてありがとうございました。