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事務作業RPA1 採用フローを1次面接まで半自動化させたので、それについての報告(eeasy、Zapier、Apps Script、Googleフォーム、Googleカレンダー、スプレッドシート)

  こんにちは、採用担当のケイです。 応募~1次面接、最終面接調整までいろいろ採用の事務作業を1人でしています。 採用以外にも営業も担当しているので時間に余裕はなく、時々ミスをして応募者の方へご迷惑おかけしたりもしています。 時間は伸びたり縮んだりはしません。 8時間は8時間なので、たくさんの応募者への対応を一人でどうこなしていくかがぼくの課題でした。 以前はメールで応募者のかたへ履歴書・職務経歴書をはじめ提出していただく資料の依頼をしていました。 これが数人程度なら何ら問題ではありませんが、数十人になると必ずなにかしらのミスが起こります。 IT会社の社員として、この問題を自動化で解決するためにシステムを作り上げました。 今回 eeasy(日程調整のサービス) Google Form、Googleカレンダー、スプレッドシート Zapier(業務効率ノーコードツール) をそれぞれ駆使して応募いただいてから1次面接までを半自動化させています。 まずは全体を図解にしましたのでご覧ください。 自動化の全体像と採用面接フロー これが半自動化の中身です。 弊社の採用選考フローについてはこちら。 順番に解説していきます。 応募いただいた方の書類通過者へ、それぞれの媒体メッセージ・メールを送信します。 「1.面接日の日程調整 https://******(eeasyのURL) ・18:00以降・土日祝日をご希望の方は↓ https://******(土日祝用のGoogleフォーム) ・対面での面接をご希望の方は↓ https://******(eeasyのURL)」 2.エントリーシートへの記入、履歴書・職務経歴書の提出は↓ https://forms.gle/******(エントリーシート記入URL) 3.会社説明は↓ https://www.youtube.com/*****(会社説明記入URL)」 eeasy(日程調整サービス) ・ぼくのGoogleカレンダーと連動していて、10:00-18:00で空いているスケジュールを選んでもらえる ・Zoomは自動でURL発行 ・eeasyからメールにて通知がくる Googleフォームについては ・それぞれに登録されたタイミングでメールで通知がくる イレギュラーの方に関しては第三希望までの日程をもらったうえで確認し、 eeasyで日程確

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