【事務道①】内定後やりとりにslackを導入したら、良いことばかりだった話

こんにちは、採用・営業担当している倉星（仮名）です。

今回は内定者に内定を出した後、書類提出が必要になります。

その時には、だいたいなにかしらの不足や内定者からの質問だったりがあるので、
以前は電話やメールでやりとりをしていたのですが、

先月に今までより多くの内定者の対応時に、対応しきれなくなり、
解決策を探していました。

その対応策としてslackでのコミュニケーションをとっています。

塵も積もればで膨大な時間になるのが事務作業です

「お世話になっております。グローバル・インフォメーション・テクノロジーの倉星です。」

「以上、何卒よろしくお願いいたします」

署名のくだりがメールにはあります。

一通送るだけだと大した時間ではありませんが、
毎日何十通とメールのやりとりをするので、けっこうなストレスと時間がかかります。

事務作業・情報整理でノーコードツールNOTIONは最強です。 (git-media.blogspot.com)

以前にもNOTIONを使ったスケジュール・タスク管理をご紹介していましたが、これも同じ理由です。

スケジュールはGoogleカレンダー、タスクはmicrosoftなどで管理すると、
一画面で確認できないことで無駄に画面が多く開いてしまう。
画面切り替えで集中力が切れたり、微妙に時間を使ってしまう。

などから「仕事のことはここ！」というような一元管理をNOTIONではじめました。

内定者とのやりとりでslackを使うメリット

弊社内ではLINE WORKSをコミュニケーションのツールとして利用しています。
ただ外部の方との連携は諸所事情があり難しいということから、
「外部の人とLINEっぽくコミュニケーションとれて、かつそれなりにITっぽいツール」
でググったところ、slackがでてきました。

名前はよく知っていましたが、今までほとんど触ったことがなかったslack。

知り合いの会社は基本slackで内部・外部ともにやりとりをしているという話を聞いていたので、試しに使って見る事にしました。

導入してよかったことは以下の3つ。

・やりとりが楽になった

・スピード早い

・細かいニュアンスをすぐ伝えられる

例えば、入社書類の不備があったとき。

メールを打つならば履歴書や過去のメールを検索する必要があり、

電話ならば履歴書から電話番号を調べてかける必要があります。
（しかも40%くらいの確率で不在・・・。）

slackなら相手のアカウントにメッセージを打つだけ。
「こんにちは！住民票もお願いします！」
これだけですね。4秒です。

まだあるslackのメリット

最後に効率優先だけでない、他のメリットも書いておきます。

コミュニケーションがとれる

です。

入社前は自分もそうでしたが不安です。
・うまくなじめるだろうか
・研修ついていけるだろうか
などなどいくらでもあります。

そんなときにメールや電話でかしこまったやりとりをするよりは、
少しでもカジュアルなやりとりをして馴染めそうと思ってもらえたら幸いですね。

以上、内定後やりとりにslackを導入したら、良いことばかりだった話です。

最後まで読んでいただきありがとうございました！